Trabalhando com status de arquivos

Os status são utilizados para efetuar um gerenciamento eficaz dos arquivos, podendo ser empregados para bloquear ou liberar um documento, prevenindo seu uso inadequado. Isso simplifica a colaboração, assegura a conformidade com normas e regulamentos, e oferece um registro transparente das alterações ao longo do tempo.

Acesse os status de arquivos, seguindo as instruções abaixo:

1. Acesse o 'Módulo Administrar';
2. Clique na seção 'Arquivos';
3. Em seguida, clique em e 'Status de arquivos e Fluxo-de-trabalho';

Após acessar a seção de 'Status de arquivos e Fluxo-de-trabalho' (conforme demonstrado neste tutorial), realize os passos a seguir para criar um novo status:

1. Clique em 'aqui', conforme sinalizado na imagem abaixo;

2. Preencha os campos obrigatórios para criar um novo status de arquivos;
3. Clique em 'criar';

Por padrão, os status dos arquivos são criados com todas as permissões bloqueadas, necessitando que sejam realizados ajustes posteriores.

Para que o usuário tenha tais permissões por status é necessário que ele as tenha também configuradas na pasta (ver este tutorial). Os ajustes possíveis são:
1. Baixar arquivo: permite que o usuário faça o download ou visualize o arquivo na plataforma;
2. Comentar;
3. Compartilhar: permite que o usuário envie o arquivo para um terceiro (que pode não ser usuário da plataforma);
4. Deletar: permite que o usuário apague o arquivo, enviando-o para a lixeira do projeto;
5. Alterar status: Permite que o usuário altere o status do arquivo para outro status;

1. Para conceder permissões gerais para todos os usuários do projeto, altere as permissões na tabela na linha correspondente ao Status desejado;

2. Para alterar permissões por equipe, clique no ícone de Equipes correspondente ao Status desejado e siga para o passo 4;

3. Para alterar permissões por usuário, clique no ícone de Usuários correspondente ao Status desejado e siga para o passo 4;

4. Na tabela de permissões da equipe/usuário, faça as alterações na linha correta (correspondente à equipe/usuário desejado);

Para editar o status dos arquivos, siga as instruções abaixo:

1. Clique no ícone de 'lápis', conforme demonstrado na imagem abaixo;

2. Preencha os campos obrigatórios para editar o status do arquivo;
3. Clique em 'salvar';

Caso seja necessário excluir um status de arquivo, siga estas instruções:

1. Localize o status que deseja excluir e clique no ícone 'X', conforme a imagem abaixo;

2. Certifique-se de que está excluindo o status correto e clique em deletar;

O fluxo-de-trabalho representa uma série de etapas automatizados e organizados que um documento percorre, desde sua criação até sua destinação final. O objetivo é otimizar e agilizar o processo de gerenciamento de documentos, garantindo eficiência e conformidade.

Após a criação dos status (conforme demonstrado neste tutorial), é necessário criar um fluxo-de-trabalho, conforme passo a passo abaixo:

1. Clique em 'aqui' conforme demonstrado na imagem abaixo:

2. Preencha os campos obrigatórios;
3. Escolha o status inicial;
4. Clique em 'criar';

Inicialmente, o fluxo de trabalho será criado com apenas o status inicial. Saiba como habilitar novos status ou desativá-los seguindo as instruções abaixo.

1. Para ativar ou desativar status, clique no ícone da 'ferramenta', conforme mostrado na imagem abaixo;

2. Na seção 'Configurações de fluxo-de-trabalho', você terá a opção de ativar (verde) ou desativar (vermelho) o status do fluxo de trabalho;

Se você deseja remover um status do fluxo de trabalho, siga as instruções a seguir:

1. Clique no ícone 'X', conforme demonstrado na imagem abaixo;

2. Confira se está excluindo o status correto e clique em 'deletar';

Para associar fluxos de trabalho às pastas, siga as instruções abaixo:

1. No módulo 'Administração', vá até a seção de 'Arquivos'.
2. Clique em 'Associar Fluxo de Trabalho com Pastas'.
3. Em seguida, selecione o fluxo de trabalho desejado.

4. Nesta seção, marque as pastas a serem associadas ao fluxo de trabalho utilizando o ícone de ativação (verde) para ativar ou o ícone de desativação (vermelho) para desativar as pastas vinculadas ao fluxo de trabalho.r ou o ícone de desativação (vermelho) para desativar as pastas associadas ao fluxo de trabalho.